Bürokratie, Teil 748923: Von der Schwierigkeit, Rechnungen pünktlich zu bezahlen

Als Unternehmer kennt man das: wenn es wirtschaftlich nicht ganz so rund läuft, häufen sich manchmal die Außenstände. Die meisten Geschäftspartner bezahlen dann nach einer freundlichen Aufforderung, manchmal erlebt man aber auch abstruse Situationen. Von einer solchen möchte ich heute berichten. Sie gehört meines Erachtens in die Kategorie Bürokratie, die die Welt nicht braucht – aber lesen Sie selbst:

Ein Kunde erhielt von uns am Monatsende eine Rechnung, 14 Tage Zahlungsziel. Nach Ablauf der 14 Tage – kein Geldeingang war sichtbar – haben wir höflich nachgefragt. Die Rechnung sei „mit dem nächsten Zahlungslauf zur Zahlung eingeplant“. Ich habe mir dabei nichts gedacht – außer, dass dieser nächste Zahlungslauf ja nicht zu weit in der Zukunft liegen kann. Immerhin handelt sich um ein mittelgroßes Unternehmen, da fallen durchaus einige Zahlungbewegungen an.

Weitere zwei Wochen gingen ins Land, ohne dass die Rechnung beglichen worden wäre. Unser Backoffice hat also noch mal nachgefragt – und die Auskunft bekommen, dass leider wegen krankheitsbedingter Abwesenheit die Überweisung noch nicht getätigt wurde. Die Zahlung verschiebe sich daher auf den nächsten Zahlungslauf. Unsere Kollegin hat dann interessiert nachgefragt, wann denn dieser nächste Zahlungslauf sei. Nun, so die Vertreterin des Kunden: man zahle Rechnungen immer am ersten Donnerstag eines jeden Kalendermonats! Und man können leider auch zwischen zwei Zahlungsläufen keine Zahlung „außer der Reihe“ durchführen, denn das sei „IT-technisch nicht möglich“.

An dieser Stelle musste ich laut lachen, als mir meine Mitarbeiterin dies berichtete. Zwei Dinge finde ich daran erstaunlich – nämlich, dass im Jahr 2024

• es tatsächlich Firmen geben soll, die EIN MAL im Monat Kreditorenrechnungen begleichen – und dass
• es nicht möglich sein soll, eine Zahlung außerhalb eines definierten Regelprozesses auszulösen – weil angeblich „die IT“ das nicht anders abbilden kann.

Mit Verlaub, aber das halte ich für eine typische Prozess-Reiterei: „wir zahlen immer nur am ersten Donnerstag eines Monats, und damit basta!“ Oder für Liquiditätssicherung des Unternehmens auf Kosten seiner Lieferanten. Oder für beides.

Fun Fact: ein Gespräch von Geschäftsführer zu Gesachäftsführer hat dann das angeblich Unmögliche doch möglich gemacht, und es wurde „ausnahmsweise eine Ausnahme“ gemacht. Nach „nur“ 48 Tagen war die Rechnung dann beglichen.

Ich frage mich, warum Firmen solch ein Verhalten nötig haben. Ob das im Ende mehr Prozess-Reiterei (aus Absicht oder nicht, sei dahingestellt) oder Ignoranz oder schlicht Bequemlichkeit war, spielt ja für das Ergebnis keine Rolle. Wie immer: den Aufwand und die ganze Zeit, die für das Hinterherlaufen drauf geht, bezahlt niemand.