Das Policy-Problem: Warum niemand mehr Richtlinien liest – und wie wir das ändern können

Das „Policy-Problem“ plagt viele Unternehmen und ist zur lästigen Realität geworden: Es gibt unzählige Richtlinien zu nahezu jedem Thema, doch kaum jemand weiß, welche für ihn oder sie relevant sind. Gerade im Bereich der Informationssicherheit ist das fatal – Dinge, die sich nur organisatorisch regeln lassen, kommen dadurch „unter den Radar“ der Zielgruppe. 

Was ist die Folge? Policies werden ignoriert, veralten, und verlieren ihre Wirkung. Typische Symptome des Policy-Chaos – aus meiner Erfahrung:

• Es existieren hunderte Richtliniendokumente, oft dezentral, manchmal zentral abgelegt.
• Die Inhalte sind entweder zu generisch oder zu speziell.
• Die Dokumente sind häufig veraltet und werden selten aktualisiert.
• Mitarbeitende wissen nicht, welche Regelungen für sie gelten – und ignorieren sie deshalb.

Das Unternehmen verschenkt dadurch wertvolle Steuerungsinstrumente – und setzt sich unnötigen Risiken aus. 

Woran liegt das?

Ich habe mich intensiv mit hunderten Richtlinien in den unterschiedlichsten Organisationen – kleine wie große – beschäftigt. Die Ursachen für die beschriebene Situation sind immer dieselben:

• Informationsflut: Mitarbeitende werden mit zu vielen, schwer auffindbaren und teils widersprüchlichen Richtlinien konfrontiert. Die relevanten Informationen gehen im Alltagsstress unter.
• Fehlende Zielgruppenorientierung: Policies sind oft juristisch oder technisch formuliert – praxisferne Sprache schreckt ab.
• Verteilte Ablageorte: Richtlinien liegen verstreut in E-Mails, auf Intranetseiten oder in Abteilungsordnern.
• Mangelnde Aktualisierung: Ohne regelmäßige Überprüfung veralten Policies und verlieren den Bezug zur Realität.

Wie es besser geht: Fünf Schritte zu wirksamen Policies

Nachfolgend sind ein paar Ideen skizziert, um die beschriebene Herausforderung zu meistern:

1. Zentrale, digitale Plattform nutzen: Alle Richtlinien werden in einem zentralen, leicht zugänglichen Repository abgelegt. So finden Mitarbeitende schnell, was sie brauchen – ohne langes Suchen.
2. Zielgruppengerechte Kommunikation: Policies müssen klar, verständlich und praxisnah formuliert sein. Vermeiden Sie juristische Fachsprache und setzen Sie auf konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Definieren Sie für jede Policy das genaue Anwendungsgebiet: Wer muss sie beachten, wer nicht?
3. Relevanz durch Personalisierung: Mitarbeitende sollten nur mit den für sie relevanten Policies konfrontiert werden. Moderne Policy-Management-Systeme ermöglichen eine zielgruppenspezifische Ausspielung.
4. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Ein definierter Policy-Life-Cycle sorgt dafür, dass Richtlinien regelmäßig überprüft, angepasst und versioniert werden. Beteiligung der relevanten Stakeholder sorgt für Praxisnähe und Akzeptanz.
5. Interaktive Vermittlung und Feedback: Nutzen Sie Microlearning, kurze Quizze oder E-Learning-Module, um Wissen zu vermitteln und Verständnis zu überprüfen. Schaffen Sie Feedback-Kanäle, damit Mitarbeitende Fragen stellen und Verbesserungsvorschläge einbringen können.

Fazit: Weniger ist mehr – und das Richtige zählt

Ein durchdachtes Policy-Management ist kein Selbstzweck, sondern ein entscheidender Hebel für Informationssicherheit, Risikominimierung und Unternehmenskultur. Statt auf Masse zu setzen, sollten Unternehmen auf Klarheit, Aktualität und Relevanz achten. So werden Richtlinien wieder zu dem, was sie sein sollen: Orientierung und Unterstützung für alle Mitarbeitenden.